Перші кроки для початку роботи в системі Облік SaaS

Якщо Ви вирішили вести облік господарської діяльності своєї компанії в онлайн системі Облік SaaS, то Вам необхідно виконати ряд кроків в наступній послідовності:

1. Зареєструватися в системі бухгалтерського обліку Облік SaaS і отримати роль Білінг-адміністратора компанії (роль, що дозволяє створювати компанії і керувати послугами, наданими хмарним сервісом Облік SaaS):

• Зайти на головну сторінку сайту Облік SaaS і натиснути кнопку "Почати роботу".
• Заповнити поля у формі реєстрації і натиснути кнопку "Почати роботу".
• Ввести електронну адресу у формі настройки безпеки і натиснути кнопку "Зберегти" - на електронну адресу буде надіслано листа для підтвердження. Підтвердження електронної адреси не обов'язково, але рекомендовано, як інструмент для відновлення доступу в разі, якщо був забутий логін або пароль.

Детальніше про реєстрацію адміністратора можна прочитати в статті довідки Реєстрація Адміністратора.

2. Створити в системі запис про компанію, бухгалтерський облік якої буде вестися в Облік SaaS - форма створення компанії і вибору конфігурації буде відкрита Адміністратору відразу після завершення реєстрації. На формі необхідно:

• Ввести назву запису про компанію - є ідентифікатором компанії в інтерфейсі системи.
• Вибрати конфігурацію, сукупність налаштувань для забезпечення реєстрації господарської діяльності та бухгалтерського обліку компанії (облікова політика, набір типових документів обліку, перелік звітів, організаційно-рольова структура).
• Натиснути кнопку "Зберегти" - в системі буде створений запис компанії з назвою, що введена, і обраної конфігурацією, а також буде виконаний автоматичний перехід в інтерфейс робочого місця Головного бухгалтера (Білінг-адміністратор компанії отримує роль Головного бухгалтера при створенні компанії).

Детальніше про реєстрацію компанії можна прочитати в статті довідки Реєстрація Компанії.

3. Далі необхідно виконати ініціалізацію компанії - створити найперший документ Ініціалізація даних компанії [60]. Нові документи необхідно створювати з журналу документів Ініціалізації, відкрити який можна в меню "Бухгалтерія / Введення початкових залишків". У журналі необхідно натиснути кнопку "Створити..." і в відкритому документі ввести офіційні реквізити підприємства - реквізити, які будуть відображатися в первинних документах реєстрації операцій і регламентованих звітах:

• Коротка і повна назви підприємства.
• Юридична адреса підприємства.
• ЄДРПОУ, ІПН, номер свідоцтва платника ПДВ.
• Дані Директора та Головного бухгалтера.

Після заповнення документа його необхідно провести - натиснути кнопку "Провести". Детальніше про роботу з документом можна прочитати в статті довідки Ініціалізація даних компанії [60].

4. Ввести дані про розрахункові рахунки підприємства в довіднику 'Розрахункові рахунки підприємства' - довідник знаходиться в меню "Банк і каса / Довідники". У довідник необхідно внести дані про всі розрахункові рахунки, вказавши:

• Назву (використовується для ідентифікації рахунку у внутрішніх документах системи).
• Валюту рахунку.
• МФО банку.
• Назву банку.
• Номер розрахункового рахунку.
• Для рахунків, які використовуються для розрахунків з іноземними контрагентами необхідно також вказати назву банку на англійській мові, SWIFT банку і реквізити банку-кореспондента і транзитного рахунку в цьому банку.

Після заповнення форми запис необхідно зберегти - натиснути кнопку "Додати". Детальніше про принципи роботи з довідниками можна прочитати в статтях довідки Робота з довідниками і Де поставити реквізити банку і рахунок для відображення їх в документах продажу товарів?.

5. Заповнити довідник 'Номенклатура' даними про ТМЦ, ОЗ, придбаних і реалізованих послуг і робіт - довідник знаходиться в меню "Торгівля / Довідники". У довіднику необхідно вибрати потрібну папку (гілку в структурі дерева зліва), і натиснути кнопку "Додати..." в табличній частині праворуч для створення нового запису довідника, в якій внести дані:

• Тип ТМЦ (від цього залежить, на якому балансовому рахунку буде враховуватися дана ТМЦ).
• Артикул (унікальний ідентифікатор ТМЦ).
• Назву.
• При необхідності заповнити інші поля форми.

Після заповнення форми запис необхідно зберегти - натиснути кнопку "Додати". Детальніше про роботу з довідником 'Номенклатура' можна прочитати в статті довідки Робота з довідниками.

6. Заповнити довідник 'Контрагенти' даними про юридичних та фізичних осіб, з якими здійснює взаємодію компанія - довідник знаходиться в меню "Бухгалтерія / Довідники". У довіднику необхідно натиснути кнопку "Додати..." для створення нового запису довідника, в якій внести дані:

• Код (унікальний ідентифікатор контрагента).
• Назва.
• При необхідності заповнити інші поля форми.

Після заповнення форми запис необхідно зберегти - натиснути кнопку "Додати". Детальніше про роботу з довідником 'Контрагенти' можна прочитати в статті довідки Робота з довідниками.

7. Далі необхідно завести Особові картки [460] працівників компанії. Нові документи необхідно створювати з журналу Особових карток, який розташований в меню "Кадри та ЗП / Кадри". У журналі необхідно натиснути кнопку "Створити..." і в відкритому документі заповнити всі необхідні дані про працівника, в тому числі:

• ПІБ співробітника.
• ІПН.
• При необхідності заповнити інші поля документа.

Після заповнення документа його необхідно провести - натиснути кнопку "Провести". У систему необхідно ввести Особові картки всіх співробітників підприємства. Детальніше про роботу з документом можна прочитати в статті довідки Особова картка співробітника [460].

8. Після того, як в системі заведені Особові картки всіх співробітників підприємства, необхідно оформити Накази про прийом на роботу [461] з актуальними на поточний момент даними (посаду, заробітна плата, графік роботи, інше). Нові документи Наказів необхідно створювати на підставі Особових карток з журналу Особових карток (Кадри та ЗП / Кадри). У журналі необхідно виділити Особову картку співробітника, натиснути кнопку "Створити дочірній документ..." і в модальної формі вибрати документ "Наказ про прийом на роботу". У новому відкритому документі Наказу необхідно ввести актуальні дані про роботу співробітника:

• Дата вступу в силу наказу (дата прийому на роботу) - в табличній частині "Призначення".
• Підрозділ - в табличній частині "Призначення".
• Посада - в табличній частині "Призначення".
• Категорія - в табличній частині "Призначення".
• Характер прийому - в табличній частині "Призначення".
• Фактичний графік роботи - в табличній частині "Призначення".
• Вид оплати - в блоці "Дані по оплаті".
• Категорія витрат - в блоці "Дані по оплаті".
• Сума окладу - в блоці "Дані по оплаті".
• Графік окладу (графік, який оплачується зазначеним окладом згідно зі штатним розкладом може відрізнятися від фактичного графіка прийому - докладніше в статті довідки Оформлення співробітника на неповний робочий день) - в блоці "Дані по оплаті".
• Банк (якщо виплата ЗП виконується на картковий рахунок співробітника) - в блоці "Дані по оплаті".
• Перераховувати на р/р (якщо виплата ЗП виконується на картковий рахунок співробітника) - в блоці "Дані по оплаті".

Після заповнення документа його необхідно провести - натиснути кнопку "Провести". У систему необхідно ввести накази про прийом для всіх співробітників підприємства. Детальніше про роботу з документом можна прочитати в статті довідки Наказ про прийом на роботу [461].

9. Далі в існуючий документ Ініціалізація даних компанії [60] необхідно ввести інформацію про Інвентаризаційну комісію (з числа працюючих співробітників). Існуючий документ необхідно відкрити з журналу документів Ініціалізації, який розташований в меню "Бухгалтерія / Введення початкових залишків". У журналі необхідно виділити документ і натиснути кнопку "Відкрити..." для редагування, і в відкритому документі заповнити поля даних Інвентаризаційної комісії, вибираючи співробітників зі списку (довідник 'Співробітники'). Після заповнення даних документ необхідно провести - натиснути кнопку "Провести".

10. Наступним кроком є ​​введення даних про Основні Засоби і Нематеріальні Активи, які використовуються на даний момент в компанії, в Інвентарні картки [461]. Інвентарні картки створюються з журналу, який розташований в меню "Активи / Активи". У журналі необхідно натиснути кнопку "Створити..." і в відкритому документі заповнити всі необхідні дані про актив, в тому числі:

• Матеріальна цінність - вибір ТМЦ з довідника 'Номенклатура'.
• Інвентарний номер - номер обліку активу; інвентарний номер повинен бути присвоєний кожному необоротному активу компанії.
• Найменування - назва активу, яке буде використовуватися в документах і звітах програми.
• Вид - вид активу (ОЗ, НА, МНМА); в залежності від вибору виду застосовуються різні значення в полях документа: "Рахунок амортизації", "Аналітика", "Метод амортизації".
• Рахунок амортизації - балансовий рахунок обліку, на якому враховується амортизація поточного активу.
• Аналітика - об'єкт аналітичного обліку на рахунку амортизації.
• Метод - метод амортизації, застосовуваний для поточного активу.
• Податкова група - група обліку основних фондів згідно з ПК.
• Рахунок витрат - балансовий рахунок списання витрат використання активу.
• Норма,% - норма амортизації у відсотках за рік до балансової вартості (при використанні лінійного методу).
• СКВ, місяців - строк корисного використання.
• Термін, років - термін служби активу.

Після заповнення документа його необхідно провести - натиснути кнопку "Провести". У систему необхідно ввести Інвентарні картки для всіх необоротних активів підприємства. Детальніше про роботу з документом можна прочитати в статті довідки Інвентарна картка [370].

11. Для кожного ОЗ і НА на підставі Інвентарних карток необхідно оформити Акт введення ОЗ [373]. Нові документи Актів введення в експлуатацію необхідно створювати на підставі інвентарних карток з журналу Інвентарних карток (Активи / Активи). У журналі необхідно виділити Інвентарну картку активу, натиснути кнопку "Створити дочірній документ..." і в модальному вікні вибрати документ "Акт введення ОЗ". У новому відкритому документі Акта необхідно ввести актуальні дані про актив:

• Операція - вибрати "Ініціалізація балансу".
• Дата введення - ввести дату, коли актив був введений в експлуатацію згідно з обліком, який вівся до теперішнього часу (наприклад, в іншій обліковій системі) - це необхідно для коректного продовження обліку амортизації активу.
• Вхідний знос - може бути значення зносу активу на поточну дату (в такому випадку при введенні залишків на рахунку обліку амортизації суму залишку необхідно зменшити на зазначену в документі введення - якщо значення не вводиться в поточному документі, то залишки для рахунку обліку амортизації зменшувати не треба).
• Рахунок введення - встановити балансовий рахунок обліку, на який зараховується актив.
• Рахунок списання - балансовий рахунок обліку, з якого виконується списання при введенні активу в експлуатацію.
• МВО - матеріально-відповідальна особа, на яку зараховується актив.

Після заповнення документа його необхідно провести - натиснути кнопку "Провести". У систему необхідно ввести Акти введення для всіх необоротних активів, які використовуються на підприємстві. Детальніше про роботу з документом можна прочитати в статті довідки Акт введення ОЗ [373].

12. Зареєструвати в системі Договори з контрагентами, актуальні на момент ініціалізації. Договір з постачальником [89] створюється в журналі договорів покупок, доступному в меню "Торгівля / Придбання товарів і послуг", а Договір з покупцем [142] - в журналі договорів продажу - "Торгівля / Продаж товарів і послуг". У журналі необхідно, натиснути кнопку "Створити..." і в новому відкритому документі Договору ввести дані:

• Контрагент - вибрати контрагента з довідника 'Контрагенти'.
• Діє з... по... - ввести період дії договору.
• При необхідності заповнити інші поля договору і таблицю "Специфікація" (вибір ТМЦ та послуг з довідника 'Номенклатура').

Після заповнення документа його необхідно провести - натиснути кнопку "Провести". Детальніше про роботу з договорами можна прочитати в статтях довідки Договір з постачальником [89] і Договір з покупцем [142].

13. Ввести початкові залишки на рахунку без аналітичного обліку - документом Введення залишків для рахунків без аналітики [0], який необхідно створити з журналу "Введення залишків для рахунків без аналітики", розташованого в меню "Бухгалтерія / Введення початкових залишків". Рахунки без аналітичного обліку вибираються в табличній частині документа і вводяться такі дані:

• Тип сальдо.
• Валюта обліку.
• Сума залишку.

Після заповнення документа його необхідно провести - натиснути кнопку "Провести". Детальніше про роботу з документом можна прочитати в статті довідки Введення залишків для рахунків без аналітики [0].

14. Ввести початкові залишки на рахунку з аналітичним обліком (але без кількісного обліку) - документами Введення залишків для рахунку з аналітикою [1]. Для кожного рахунку з аналітичним обліком необхідно створювати окремий документ в журналі "Введення залишків для рахунку з аналітикою", розташованому в меню "Бухгалтерія / Введення початкових залишків". Рахунок з аналітичним обліком вибирається в заголовку документа, а табличній частині вводяться дані:

• Аналітика.
• Сума.
• Валюта.
• Сума в валюті - якщо облік ведеться у відмінній від базової валюти.
• Договір - якщо ведеться облік за договором з контрагентом, зазначеним в осередку "Аналітика".

Після заповнення документа його необхідно провести - натиснути кнопку "Провести". Детальніше про роботу з документом можна прочитати в статті довідки Введення залишків для рахунку з аналітикою [1].

15. Ввести початкові залишки на рахунку з кількісним обліком - документом Введення залишку по рахунку з кількісним обліком [2]. Для кожного рахунку з кількісним обліком необхідно створювати окремий документ в журналі "Введення залишку по рахунку з кількісним обліком", розташованому в меню "Бухгалтерія / Введення початкових залишків". Рахунок з кількісним обліком вибирається в заголовку документа, а табличній частині вводяться дані:

• ТМЦ - вибір з довідника 'Номенклатура'.
• позабалансовий рахунок - вибір позабалансового рахунку обліку (зберігання) ТМЦ.
• Кількість збережених ТМЦ.
• Сума - вартість збережених ТМЦ.

Після заповнення документа його необхідно провести - натиснути кнопку "Провести". Детальніше про роботу з документом можна прочитати в статті довідки Введення залишку по рахунку з кількісним обліком [2].

Дані контрагентів, ТМЦ, Основних засобів і залишків на рахунках можна також імпортувати за допомогою Excel-файлу, заповненого за певним шаблоном - така операція виконується документом Ручний імпорт даних з CSV [62] , в якому можна скачати файл-шаблон для заповнення. Заповнений файл необхідно імпортувати в той же документ. Детальніше про імпорт даних із зовнішніх систем описано в статті Міграція з інших облікових систем з використанням файлів CSV.

Таким чином, після виконання всіх перерахованих кроків, буде завершена ініціалізація даних підприємства та залишків на рахунках, і в система буде готова до реєстрації і обліку господарської діяльності підприємства.

Стаття додана/оновлена 09.12.2016