Заполнение справочников и введение в систему объектов учета

Для обеспечения учета жилищно-коммунальных услуг в систему необходимо ввести объекты учета, а именно ввести данные об этих объектах в справочники системы.

Справочник 'Контрагенты/Собственники'

В справочнике 'Контрагенты/Собственники' хранятся данных о потребителях коммунальных услуг - в системе потребители являются контрагентами коммунальной компании. При этом контрагентом может быть как физическое лицо, так и юридическое. Значения справочника устанавливаются в полях "Контрагент" документов модуля методом выбора значения из списка.

Для создания в справочнике записи о потребителе необходимо нажать кнопку "Добавить" и заполнить поля в открывшемся модальном окне; обязательные для заполнения поля отмечены знаком "астериск".

После заполнения формы необходимо нажать кнопку "Добавить" на ней - контрагент-потребитель будет доступен для выбора при заполнении документов модуля.

В панели "Связанные справочники" в справочнике 'Договоры' будут отображаться все договоры, которые были заключены с выбранным потребителем (запись в справочник 'Договоры' добавляется автоматически при создании и проведении документа Договор с потребителем [1600]).

Более подробно работа со справочником 'Контрагенты' описана в статье Справки по Облику Работа со справочниками.

В системе также предусмотрено введение большого количества записей о собственниках квартир из Excel-файла в справочник 'Контрагенты/Собственники' - документом "Добавление собственников [1608]".

Для импорта списка из Excel-файла необходимо предварительно скачать шаблон для заполнения, открыв документ и нажав кнопку "Сохранить в EXCEL". Далее необходимо заполнить шаблон корректными данными, введя адрес, ФИО, номер квартиры, площадь квартиры, номер телефона собственника, его электронный адрес (используется для отправки Счетов ЖКХ и Актов).

После заполнения шаблона его необходимо загрузить в систему, используя документ "Добавление собственников [1608]". Для этого необходимо в документе нажать кнопку "Выберите файл", выбрать заполненный данными о собственниках файл в локальной папке на компьютере (используется стандартные инструменты браузера). После добавления файла необходимо нажать кнопку "Загрузить" заголовка документа - данные, введенные в Excel-файл, будут отображены в табличной части документа. При необходимости данные в табличной части можно редактировать. Для окончательного добавления информации о собственниках в систему и справочник 'Контрагенты/Собственники' документ необходимо провести.

Справочник 'Номенклатура'

В справочнике 'Номенклатура' хранятся перечни товаров и услуг, продаваемых или покупаемых компанией. Значения справочника используются в документах для заполнения спецификаций при взаимодействии с контрагентами, учете основных средств и прочем. В справочнике должны быть заведены все номенклатурные позиции, которые могут быть использованы в учете, так как эти данные необходимы для обеспечения корректного учета в системе и ведения аналитического учета. Справочник 'Номенклатура' является иерархическим - номенклатурные позиции сгруппированы по типам.

Иерархическая структура справочника отображается в панели "Навигация по справочнику", а конкретные позиции номенклатуры - в таблице соответствующей группы.

Для учета в модуле ЖКХ в системе необходимо внести информацию о предоставляемых услугах коммунального предприятия - создать записи справочника для каждой предоставляемой услуги. В компании конфигурации "ЖКХ: ОСМД (Украина)" по умолчанию в ветке "Услуги" уже заведен перечень услуг, которые может предоставлять коммунальное предприятие. При необходимости список можно дополнить.

Для создания в справочнике записи (карточки) о номенклатурной позиции необходимо нажать кнопку "Добавить..." и заполнить поля в открывшемся модальном окне; обязательные для заполнения поля отмечены знаком "астериск".

Для создания группы (папки) номенклатурных позиций в поле "Тип ТМЦ" необходимо выбрать значение "1. Группа" и ввести название группы в поле "Название" (например, "Коммунальные услуги"); для включения номенклатурной позиции актива в группу необходимо выбрать "родительскую" группу в поле "Группа ТМЦ".

После заполнения формы необходимо нажать кнопку "Добавить" на ней - услуга ЖКХ будет доступна для выбора при заполнении документов модуля.

Более подробно работа со справочником 'Номенклатура' описана в Справки по облику в статье Работа со справочниками.

Справочник 'Услуги ЖКХ'

В справочнике 'Услуги ЖКХ' хранятся параметры учета услуг коммунальной компании, а именно: единицы измерения предоставляемой услуги, нормы потребления и тарифы по разным нормам, сроки действия норм и тарифов. Значения справочника используются для автоматизации расчетов при заполнении документов модуля.

В компании конфигурации "ЖКХ: ОСМД (Украина)" по умолчанию уже заведен базовый перечень Услуг ЖКХ и установлены регламентированные государством нормы и тарифы, актуальные на момент создания компании. При изменении регламентированных норм и тарифов данные обновляются в системе автоматически. Список Услуг ЖКХ и тарифы на них может быть дополнен (услуги должны быть предварительно внесены в справочник 'Номенклатура').

Для задания тарифов, цен и сроков действия необходимо запись в справочнике, нажав кнопку "Добавить" и заполнить поля в открывшемся модальном окне: название услуги выбирается в списке (из справочника 'Номенклатура'), единицы измерения также выбираются из списка (из системного справочника 'Единицы измерения'). Флажок "Учитывать по стоимости услуги" предназначен для обозначения учета предоставления услуги не по количеству потребленных единиц услуги, а дифференцированно по стоимости услуги в рамках установленных норм.

После занесения записи в справочник 'Услуги ЖКХ' необходимо указать нормы потребления и тарифы в связанный справочник 'Тарифы' (связанный справочник находится в панели справа рабочего места). Для этого необходимо, выделив строку с записью услуги в основанном справочнике, нажать кнопку "Добавить" в панели инструментов связанного справочника и заполнить поля формы:

• Дата с - дата, с которой применяется для расчетов установленные норма и тариф.
• Норма потребления - минимальное значение нормы потребления, с которого начинает рассчитываться тариф.
• Тариф - стоимость единицы услуги при потреблении больше установленной нормы.

Если тариф един для всех объемов потребления услуги, то норма потребления должна быть равна 0 - любой потребленный объем (больше 0) будет считаться по установленному тарифу. При различных тарифах на разные объемы потребления необходимо создавать несколько записей - по одной для каждой нормы и тарифа. Для услуг ЖКХ у которых стоит признак "Учитывать по стоимости услуги" стоимость предоставления услуги будет равна установленному тарифу (а не по потребленному объему), в случае если используется дифференциация объема такой услуги, то расчет стоимости предоставления услуги в системе будет выполняться с учетом установленных норм (Например: необходимо учитывать аренду подсобного помещения, при этом аренда подсобного помещения площадью до 4 кв. м стоит 300 грн, а помещения от 4-х - 600 грн. Для такого случая в записи основного справочника для услуги "Аренда подсобного помещения" должен быть установлен признак "Учитывать по стоимости услуги", а в связанном справочнике должно быть заведено две строки: от 0 - 300 грн, от 4 - 600 грн).

Справочник 'Адреса'

В справочнике 'Адреса' хранятся адреса домов (строений), находящихся в ведении Коммунальной компании. Значения справочника используются для заполнения поля "Адрес" документов модуля ЖКХ и в справочнике 'Счетчики потребления' - для обозначения месторасположения конкретного счетчика.

Для создания в справочнике записи о доме, обслуживаемом Коммунальной компанией необходимо нажать кнопку "Добавить" и ввести адрес в поле модального окна, после чего нажать кнопку "Добавить".

Дополнительно, рекомендуется внести в справочник два пункта: "01. На переаттестации" и "02. Списан" для маркировки в справочнике 'Счетчики потребления' тех счетчиков, которые находятся на переаттестации или были списаны, т. е. не имеют привязки к конкретному адресу.

Справочник 'Счетчики потребления'

Справочник 'Счетчики потребления' предназначен для хранения в системе счетчиков потребления услуг с указанием их параметров и реквизитов. Значения справочника используются для регистрации учета показаний счетчиков в квартирах домов (строений), находящихся в ведении Коммунальной компании. В справочник необходимо занести все находящиеся в ведении коммунальной компании счетчики, создав для каждого счетчика отдельную запись.

Для создания в справочнике записи о счетчике необходимо нажать кнопку "Добавить..." и заполнить поля в открывшемся модальном окне:

• Тип счетчика - выбор из списка типа счетчика в соответствии с названием услуги (из справочника 'Услуги ЖКХ').
• Серийный номер - ввод серийного номера счетчика.
• Адрес установки - выбор из списка адреса (дома), где установлен счетчик (из справочника 'Адреса').
• Номер квартиры - ввод номера квартиры, в которой установлен счетчик.
• Дата следующей поверки - планируемая дата следующей поверки счетчика.
• Примечание - поле для ввода примечания к счетчику.

После заполнения полей формы необходимо нажать кнопку "Добавить" - выбор записи справочника будет доступен при заполнении документов модуля.

При изменении адреса расположения счетчика либо при переаттестации (поверке) или его списании соответствующие изменения необходимо отобразить в справочнике, изменив значение поля "Адрес установки": изменить адрес, установить значение "01. На переаттестации" или значение "02. Списан". Также при изменении расположения (Адреса установки) счетчика необходимо сформировать Дополнительное соглашение к договору с потребителем, у которого данный счетчик был установлен, и установить дату окончания действия счетчика, а также добавить, при необходимости, запись о новом установленном счетчике, зафиксировав его начальные значения.

В связанном справочнике "Данные счетчиков потребления" содержатся записи о снятых показаниях счетчика, в том числе начальное показание на начало действия договора. Начальное показание заносится при проведение документа Договор с потребителем [1600], последующие показания - при проведении документов Регистрация показаний счетчика [1601].

Статья добавлена/обновлена 25.11.2016