Регистрация корреспонденции [330]

Документ "Регистрация корреспонденции" предназначен для регистрации входящей и исходящей корреспонденции (писем, электронных сообщений, факсов, телефонограмм, докладных, служебных, заявлений, жалоб), назначения исполнителей по работе с корреспонденцией и отслеживания исполнения работ с ней.

Для регистрации входящей или исходящей корреспонденции Пользователю необходимо, создав новый документ, заполнить поля:

• Установить дату получения или отправки корреспонденции.
• Установить внутренний регистрационный номер корреспонденции.
• Установить дату и номер регистрации корреспонденции у контрагента ("Внешн. дата рег" и "Внешн. дата №"), если они известны.
• Выбрать тип корреспонденции.
• Установить признак "Входящий" или "Исходящий".
• Выбрать отправителя и контактное лицо отправителя.
• Выбрать адресата и контактное лицо адресата.
• Выбрать контактное лицо адресата, которым была подписана корреспонденция.
• Внести содержание корреспонденции. Также к документу может быть прикреплен файл корреспонденции (для этого предварительно документ необходимо сохранить).

Данные о контактных лицах отправителя и адресата, а также данные исполнителя хранятся в справочнике "Контакты клиентов", доступном в меню Главного бухгалтера. Таким образом, для возможности выбора "своей" компании в полях отправителя или адресата необходимо в справочник "Контрагенты" добавить запись о своей компании, а в справочник "Контакты клиентов" ввести записи о сотрудниках своей компании, которые могут принимать участие в работе с корреспонденцией или ее данными.

Для корреспонденции может быть выбран "Исполнитель" (сотрудник, который должен выполнить работы по обработке данных корреспонденции) и может быть установлена планируемая дата исполнение - "Срок исполнения".

Табличная часть документа ("Журнал контроля") предназначена для регистрации исполнителем выполнения работ по обработке данных корреспонденции.

К документу может быть прикреплен файл электронного экземпляра корреспонденции в панели "Прикрепленные файлы" (для этого предварительно документ необходимо сохранить).

После заполнения документ необходимо "Провести". Документ не создает проводок.