Работа со справочниками

В системе онлайн бухгалтерии Облик SaaS для хранения данных, необходимых для операционной деятельности компании, используются справочники двух видов:

• Линейный - справочник, в котором значения расположены линейно в виде таблицы, без группировок и иерархической структуры. Пример такого справочника - 'Контрагенты'. Набор параметров значений отличается в зависимости от справочника.
• Древовидный - справочник, в котором значения расположены в виде иерархической структуры, т. е. декомпозированы на группы значений. Древовидный справочник представлен в виде иерархической структуры, которая отображается в области "Навигация по справочнику" и табличной области, содержащей значения записи, выделенной в структуре справочника. Пример такого справочника - 'Номенклатура'. Набор параметров значений отличается в зависимости от справочника.

Для всех таблиц справочников учетной системы используются общие принципы работы. В справочниках можно создавать новые значения, редактировать и удалять существующие значения, производить поиск по справочнику (с учетом служебных символов "?" - один произвольный символ и "*" - произвольный набор символов). Для выполнения этих действий в панели инструментов справочника расположены кнопки команд: "Добавить...", "Редактировать...", "Удалить...", "Копировать...", "Поиск". В таблицах справочника также возможна сортировка в столбцах справочника.

Также для значений справочников возможно расширение их характеристик и ввод дополнительных параметров путем создания связей с другими справочниками системы, которые устанавливаются в панели "Связанные справочники".

Для просмотра и редактирования содержимого справочника Пользователю необходимо открыть справочник, воспользовавшись соответствующим пунктом в Меню должности.

Справочник 'Контрагенты'

Справочник 'Контрагенты' предназначен для хранения данных поставщиков, подрядчиков, клиентов компании, т. .е. для обеспечения учета и управления торговлей. Значения справочника устанавливаются в документах в полях "Клиент", "Покупатель", "Поставщик", "Контрагент", "Банк" и прочих методом выбора значения из списка.

Для создания в справочнике записи о контрагенте Пользователю необходимо нажать кнопку "Добавить" и заполнить поля в открывшемся модальном окне; обязательные для заполнения поля отмечены знаком "астериск".

Поле "Регистрационный код" предназначено для ввода ЕДРПОУ, ОКПО (для юридических лиц), ИНН (для субъектов предпринимательской деятельности) или любого иного государственного регистрационного кода контрагента. Если поле не заполнено, то система идентифицирует такого контрагента как физическое лицо (не предприниматель).

После заполнения полей записи справочника Пользователю необходимо нажать кнопку "Добавить" - в таблице справочника появится строка с данными контрагента и эти данные контрагента будут доступны в документах приложения.

Для редактирования записи Пользователю необходимо выделить строку записи справочника в таблице Контрагенты и нажать кнопку "Редактировать..." в панели инструментов справочника - Пользователю откроется форма редактирования записи, идентичная форме добавления новой записи. Для копирования записи Пользователю необходимо выделить строку записи справочника в таблице Контрагенты и нажать кнопку "Копировать..." - откроется форма создания записи с полями, заполненными значениями копируемой записи; после корректировки записи Пользователю необходимо нажать кнопку "Добавить".

При необходимости введения дополнительных параметров или характеристик контрагента, необходимых для реализации договорной работы с ним, Пользователь имеет возможность ввести их в таблице "Дополнительные параметры" связанных справочников и нажать кнопку "Добавить...". В открывшейся форме необходимо выбрать параметр в списке, установить его значение и задать дату, с которой данный параметр будет учитываться при ведении учета в системе.

Для записи каждого контрагента Пользователь может добавить информацию о дополнительных расчетных счетах, выделив запись о контрагенте в таблице и нажав кнопку "Добавить..." в таблице вкладки "Расчетные счета". В открывшейся форме необходимо заполнить строки данных о расчетном счете.

Справочник 'Номенклатура'

Справочник 'Номенклатура' предназначен для обеспечения ведения учета активов компании, продаж товаров и услуг. Значения справочника используются в документах для заполнения спецификаций при взаимодействии с контрагентами, учете основных средств и проч. В справочнике должны быть заведены все номенклатурные позиции, которые могут быть использованы в учете компании, так как эти данные необходимы для обеспечения корректного бухгалтерского учета в системе и учета торговых операций. Справочник 'Номенклатура' является иерархическим - номенклатурные позиции сгруппированы по типам.

Иерархическая структура справочника отображается в панели "Навигация по справочнику", а конкретные позиции номенклатуры - в таблице соответствующей группы.

Для создания в справочнике записи (карточки) о номенклатурной позиции Пользователю необходимо нажать кнопку "Добавить..." и заполнить поля в открывшемся модальном окне; обязательные для заполнения поля отмечены знаком "астериск".

Для включения номенклатурной позиции актива в группу необходимо выбрать "родительскую" группу в поле "Группа ТМЦ", а для создания группы (папки) необходимо выбрать значение "1. Группа" в поле "Тип ТМЦ".

После заполнения полей записи справочника Пользователю необходимо нажать кнопку "Добавить". После добавления записи в таблице справочника появится строка номенклатуры, и выбор такой номенклатуры будет доступен в документах приложения. При добавлении записи типа "Группа" в древовидной схеме справочника появится новая группа.

При необходимости введения дополнительных параметров или характеристик номенклатурной позиции Пользователь имеет возможность ввести их в таблице "Значение параметров товара" связанных справочников и нажать кнопку "Добавить...". В открывшейся форме необходимо выбрать параметр в списке, установить его значение и задать дату, с которой данный параметр будет учитываться при ведении учета в системе Облик SaaS.

В таблице "Цены на товары" связанных справочников может храниться информация о ценах, установленных для выбранной номенклатурной позиции. Данные о ценах добавляются автоматически на основании проведения документа Ценообразование [204] (о чем свидетельствует запись в поле "Документ" при просмотре записи об установке цены). Также возможно изменение цены Пользователем путем создания новой записи в связанном справочнике (хотя такое действие не является корректным, т. к. идеология построения учетной системы подразумевает документирование операций) - необходимо нажать кнопку "Добавить..." в таблице вкладки "Цены на товары" и заполнить поля формы.

Ввод значения штрих-кода для товаров выполняется созданием записи в связанном справочнике "Штрих-коды".

Для создания правил преобразования единиц измерения товаров используются записи связанного справочника "Преобразования единиц измерения". В форме создания записи необходимо выбрать единицу измерения, из которой необходимо выполнять преобразование в используемую по умолчанию (установленную в карточке номенклатурной позиции), и установить коэффициент перевода (множитель). Например, для ТМЦ, которые учитываются в штуках (что указанно в карточке - "Единица измерения"), но приобретаются или продаются "палетами", для корректного ведения учета торговли необходимо указать, что из "палеты" при оформлении прихода или расхода мы регистрируем некоторое количество "штук" ТМЦ. Признак "Обратное преобразование" используется тагда, когда коэффициент необходимо использовать как "делитель" в формуле преобразования (например, ТМЦ учитывается в "палетах", но реализовать товар в торговой точке можно "штуками" (которых 50 в палете), соответственно реализация 10 штук товара соответствует 10/50 = 0,2 "палеты", что и отображается в учете при регистрации торговых операций).

Возможности системы бухгалтерского учета не ограничиваются перечисленным набором связанных справочников, и для различных справочников реализованы или могут быть реализованы в будущем дополнительные взаимосвязи, в том числе и при реализации отраслевых конфигураций, либо при внесении изменений в используемую конкретной компанией конфигурацию (кастомизация).