Работа с документами

Операционный и бухгалтерский учет в облачной системе Облик SaaS обеспечивается документированием хозяйственных операций. Доступ к документами настраивается Администратором (Меню должности, Настройка параметров доступа).

Доступ к документам реализован через Меню должности. Для удобства работы элементы Меню расположены по сфере применения в деятельности компании (по разделам). Из Меню должности Пользователь может открыть Журнал документов определенного вида (также Журнал реализован для отчетов, которые требуют сохранения в виде отчетных документов).

Панель инструментов
Любой документ имеет Панель инструментов, набор команд которой отличается в зависимости от режима открытия: редактирование или просмотр. по умолчанию документы на редактирование. Для просмотра документ открывается в случаях:

1. У Пользователя нет прав на редактирование такого вида документов (в том числе и в разные рабочие периоды). При этом в Заголовке документа выводится сообщение об отсутствии прав на его редактирование. Пользователю доступны операции с документом, сгруппированные с кнопками "Проводки" и "Сохранить в Excel". Права на редактирование видов документов устанавливаются Администратором компании в Настройках должности.
2. У Пользователя в настройках Меню должности установлено только право просмотра такого вида документов (настраивается Администратором компании). При этом в Заголовке документа выводится сообщение об отсутствии прав на его редактирование. Пользователю доступны операции с документом, сгруппированные с кнопками "Проводки" и "Сохранить в Excel".
3. Пользователь открыл документ из Журнала нажатием кнопки "Просмотр". В таком случае у Пользователя на панели инструментов документа присутствует кнопка "Редактировать", позволяющая изменить режим работы с документом, Пользователю доступны любые операции с документом (если нет иных ограничений).

При открытии документа Панель инструментов содержит Split-кнопки, позволяющие, помимо основного действия, выбрать дополнительное.

Состав кнопок и действий отличается в зависимости от режима открытия:

Проводки - при нажатии на кнопку открывается форма "Проводки по документу", отображающая перечень бухгалтерских и внебалансовых проводок, инициированных проведением документа.

Наведение курсора на стрелку "вниз" на кнопке открывает Split-меню команд для открытия дополнительных форм:

• Связанные документы - перечень документов, связанных с текущим (подробнее в статье Стандартные элементы для работы в приложении).
• Атрибуты - открытие окна "Атрибуты документа", содержащем информацию о документе. Если при проведении документа была нарушена бизнес-логика его работы, что привело к появлению ошибки, то информация об ошибке будет отображена в поле "Ошибка", а в Журнале в столбце "Признаки" будет стоять значек ошибки.

• История - истории выполнения действий с документом (подробнее в статье Стандартные элементы для работы в приложении).

Сохранить в Excel - при нажатии на кнопку выполняется экспорт документа в Excel-файл в локальную папку Пользователя.

Наведение курсора на стрелку "вниз" на кнопке открывает Split-меню команд для выбора дополнительных действий:

• Экспорт и отправка на email - открытие модального окна для ввода электронного адреса, на который необходимо выполнить отправку Excel-файла документа, с возможностью редактирования текста письма.
• Печать - открытие в новой вкладке браузере формы для отправки документа на печать на подключенный принтер с использованием стандартных инструментов браузера.

Редактировать - переход в режим редактирования из режима просмотра документа при наличии соответствующих прав. Из Split-меню кнопки доступны команды "Копировать документ", "Создать на основании", "Удалить документ" (см. ниже).

Провести - проведение документа, при котором в системе создаются записи учетных регистров, интерпретируемые как бухгалтерские проводки (можно увидеть на форме "Проводки по документу"), результаты проводок будут отображены в отчетах системы.

Наведение курсора на стрелку "вниз" на кнопке открывает Split-меню команд для выбора дополнительных действий:

• Отложить - сохранение документа без создания бухгалтерских проводок. Если ранее документ был проведен, то при сохранении проводки будут удалены из учетных регистров, документ сохраняется в системе со статусом "Отложен", о чем свидетельствует соответствующий признак в Журнале.
• Копировать документ - копирование текущего документа (если у Пользователя есть право создавать такой вид документа). Новый (скопированный) документ открывается в новой вкладке рабочей области и полностью идентичен исходному, за исключением даты создания.
• Создать на основании - создание нового (дочернего) документа на основании текущего. Пользователю открывается окно "Создание документа на основании" со списком, где ему необходимо выбрать вид документа, который необходимо создать. Если у текущего Пользователя есть право создавать документ такого вида, то в новой вкладке рабочей области открывается новый документ, в котором будет заполнена часть полей в соответствии с данными родительского документа.
• Удалить документ - удаление текущего документа (если у Пользователя есть право удалять выбранный документ). При этом Пользователю выводится окно с запросом на подтверждение удаления, в котором необходимо подтвердить свое решение. Если удаление текущего документа не нарушает целостность бизнес-логики системы, т. е. у документа нет связанных (дочерних) документов, документ будет удален, о чем Пользователь будет проинформирован соответствующим сообщением. Удаленные документы доступны для восстановления Администратором компании в отчетном периоде.

Заполнение полей документа
Любой документ имеет Панель инструментов и область Заголовка полями "Дата" и "Номер". Набор прочих полей документа зависит от сферы применения и обеспечения регистрации хозяйственных операций.

Для корректного проведения документов, а соответственно создания проводок бухгалтерского учета, необходимо заполнять документы как можно подробнее, а поля отмеченные знаком "звездочка" поля являются обязательными для заполнения и использование их значений необходимо для отработки логики текущего и связанных документов.

Работа со списками выбора и добавление новых значений для выбора
Для оптимизации обработки данных в системе унифицированные значения хранятся в соответствующих справочниках ('Контрагенты', 'Номенклатура'). Также в справочниках содержатся константы и унифицированные параметры, необходимые для корректной обработки данных документов. Поэтому большинство полей документов являются списками с выбором каких-либо значений, и правильное заполнение полей в документе позволяет выполнять не только корректный учет в системе, но и получать достоверную информацию в виде отчетов о ведении операционной деятельности с использованием различных аналитических разрезов. Например, выбор Договора с Контрагентом в ряде документов позволяет получать отчеты не только о взаимодействии с конкретным Контрагентом, но и рассматривать взаимодействие с ним в разрезах Договоров (или проектов) в случаях, когда работа с ним осуществляется по нескольким разным договорам.

Поле выбора значения из справочников состоит из поля ввода и хранения выбранного значения, и кнопок в поле:

• Поиск - появляется при вводе части названия искомого объекта и позволяет осуществить контекстный поиск по данным справочника (также поиск выполняется при нажатии клавиши Enter). При выполнении поиска возможна подстановка служебных символов "?" - один произвольный символ, "*" - произвольный набор символов. Контекстный поиск выполняется по всем полям таблицы, так поиск Контрагента выполняется по Коду, Названию и ЕГРПОУ, а поиск Номенклатуры (ТМЦ, ОС, НМА) - по Коду, Названию, Штрих-коду.
• Открыть справочник - открытие справочника с данными для текущего поля. В справочнике можно добавить новое значение, отредактировать существующее, выполнить поиск и выбрать значение для добавления в документ. После выбора значения необходимо нажать кнопку "Выбрать" - значение будет добавлено в поле документа.
• Очистить - удаление текущего значения из поля (также удаление выполняется при нажатии клавиши Del при выделенном тексте поля).
• Открыть таблицу - открытие таблицы (списка) возможных значений для выбора в поле. В списке возможно перемещение по значениям для выбора с использованием стрелок "Вверх" и "Вниз" клавиатуры и выбор значения нажатием кнопки Enter.

Для добавления в справочники данных, которых нет в текущий момент, можно воспользоваться двумя способами:

1. Выбрать в меню справочник, в который необходимо ввести значение, открыть его и добавить запись предусмотренным для этого методом (см. раздел Работа со справочниками).
2. Создать новую запись в справочнике непосредственно из документа, воспользовавшись кнопкой поля "Открыть справочник" - при нажатии открывается справочник для добавления и выбора значения. В справочнике необходимо создать новую запись и выделить ее, после чего нажать кнопку "Выбрать" - значение будет добавлено в поле документа.

В полях выпадающего списка, значения которого не хранятся в справочниках, содержится не большой перечень значений, выбор которых необходим для обеспечения определенного метода расчета или обработки данных конкретного документа (например, выбор метода расчета Баланса, Финрезультата, Отчета о движении ДС).

Навигация в документе
Все поля документов имеют номера последовательности обхода, который выполняется нажатием кнопок клавиатуры Enter и Tab. Таким образом, возможности системы позволяют осуществлять заполнение документов только с использованием клавиатуры (без манипулятора типа "мышь"), что обеспечивает быструю работу с документом. При необходимости Администратор компании в Дизайнере документов может изменить установленный по умолчанию порядок обхода полей документа в соответствие с пожеланиями Пользователей его компании (но это уже будет "кастомизированное" решение и Администратору необходимо будет отслеживать обновления этих документов, отключив автоматическое обновление).

Прикрепление файлов
В ряде документов системы реализована возможность прикреплять файлы (например, отсканированные копии бумажных документов, либо текстовые документы). Прикрепление файлов не ограничивается по типу файла (расширению) или по количеству файлов в документе, но установлено ограничение на размер файла - 5 мб.

В документах, в которых реализована возможность прикрепления файлов, установлена свернутая область "Прикрепленные файлы", расположенная вверху документа (под Панелью инструментов документа). Для прикрепления файлов и просмотра перечня прикрепленных необходимо нажать на кнопку разворачивания области "Прикрепленные файлы". Добавление файлов возможно только в уже сохраненный документ, о чем гласит надпись в области "Прикрепленные файлы" нового документа. Поэтому для возможности прикрепления файлов документ после создания необходимо сохранить, воспользовавшись пунктом split-меню кнопки "Провести" панели инструментов.

Область "Прикрепленные файлы" состоит из таблицы с перечнем прикрепленных файлов с панелью инструментов.

Таблица области прикрепленных файлов состоит из строк с информацией о файле по столбцам:

• Файл - название и расширение прикрепленного файла латиницей (при прикреплении файла с названием кириллицей система автоматически транслитерирует кириллические символы в латинские, и файл на сервере хранится с названием латинскими символами).
• Описание - краткое описание файла, которое вводится пользователем при прикреплении.
• Размер - размер файла в килобайтах (кб).
• Дата загрузки - дата и время загрузки файла на сервер при сохранении документа (отображается серверное время).

Панель инструментов таблицы содержит такие команды:

• Добавить - открытие формы для добавления файла и ввода его описания. Выбор файла выполняется стандартным инструментом браузера при нажатии кнопки "Выберите файл". После выбора файла в локальной папке и ввода произвольного его описания необходимо нажать кнопку "Добавить". Фактическая загрузка файла на сервер выполняется при сохранении документа.

• Удалить - удаление файла, выделенного в таблице (операция необратима после сохранения документа).
• Скачать - запуск стандартного инструмента браузера для сохранения выбранного в таблице файла в локальную папку.

Изменения в области "Прикрепленные файлы" применяются сразу, после прикрепления файла к документу или удаления файла нет необходимости повторно сохранять документ.

В Журнале документ, содержащий прикрепленный файл, отмечен соответствующим значком в столбце "Признаки", при наведении указателя мыши на значок Пользователю отображается всплывающая подсказка с именем прикрепленного файла (при большом количестве файлов в документе перечень ограничивается набором из двух самых ранних документов).

Сохранение документа
Для регистрации выполнения операции на основании документа и создания записей учетных регистров, т. е. бухгалтерских проводок, Пользователю, после заполнения документа, необходимо его провести, нажав кнопку "Провести", - при проведении документа в системе выполняется отработка бизнес-логики документа с учетом введенных в него данных и значений, и создаются записи учетных регистров. Результатом проведения документа являются созданные в системе бухгалтерские проводки, которые Пользователь может увидеть на форме "Проводки по документу", а их результаты увидеть в отчетах системы в виде изменения оборотов и остатков по счетам бухгалтерского учета.

При сохранении документа без проведения (кнопка "Сохранить"), документ не инициирует создание проводок бухучета и сохраняется в системе в статусе "Отложен" - в Журнале запись такого документа выполнена серым цветом. Отложенными также являются документы, созданные в системе автоматически, например, при генерации документов модулем "Импорт выписок банков" - такие документы для создания записей в учетных регистрах необходимо провести.

Проводки по документу
Проводки по документу - форма, отображающая перечень всех проводок (бухгалтерских и внебалансовых), инициируемых проведением документа, из которого данная форма открыта. Открытие формы возможно нажатием кнопки "Проводки" в панели инструментов Документа, либо панели инструментов Журнала для выделенного в нем документа. Форма унифицирована для всех документов и содержит полный набор полей для отображения всех возможных проводок бухучета, которые может инициировать документ.

Форма "Проводки по документу" содержит таблицы, отображающие бухгалтерские и внебалансовые (складского учета) проводки, и позволяет увидеть корреспондирующие счета документа и их аналитические расширения, количественные и денежные показатели регистрируемой хозяйственной операции, унифицированные содержания проводок бухгалтерского учета.

Для закрытия формы и возврата к просмотру (редактированию) документа Пользователю необходимо нажать кнопку "Документ" в панели инструментов формы.