Первые шаги для начала работы в системе Облик SaaS

Если Вы решили вести учет хозяйственной деятельности своей компании в онлайн системе Облик SaaS, то Вам необходимо выполнить ряд шагов в следующей последовательности:

1. Зарегистрироваться в системе бухгалтерского учета Облик SaaS и получить роль Биллинг-администратора компании (роль, позволяющая создавать компании и управлять услугами, предоставляемыми облачным сервисом Облик SaaS):

• Зайти на главную страницу сайта Облик SaaS и нажать кнопку "Начать работу".
• Заполнить поля в форме регистрации и нажать кнопку "Начать работу".
• Ввести электронный адрес в форме настройки безопасности и нажать кнопку "Сохранить" - на электронный адрес будет выслано письмо для подтверждения. Подтверждение электронного адреса не обязательно, но рекомендовано, как инструмент для восстановления доступа в случае, если был забыт логин или пароль.

Подробнее о регистрации администратора можно прочитать в статье справки Регистрация Администратора.

2. Создать в системе запись о компании, бухгалтерский учет которой будет вестись в Облик SaaS - форма создания компании и выбора конфигурации будет открыта Администратору сразу после завершения регистрации. На форме необходимо:

• Ввести название записи о компании - является идентификатором компании в интерфейсе системы.
• Выбрать конфигурацию, совокупность настроек для обеспечения регистрации хозяйственной деятельности и бухгалтерского учета компании (учетная политика, набор типовых документов учета, перечень отчетов, организационно-ролевая структура).
• Нажать кнопку "Сохранить" - в системе будет создана запись компании с введенным названием и выбранной конфигурации, а также будет выполнен автоматический переход в интерфейс рабочего места Главного бухгалтера (Биллинг-администратор компании получает роль Главного бухгалтера при создании компании).

Подробнее о регистрации компании можно прочитать в статье справки Регистрация Компании.

3. Далее необходимо выполнить инициализацию компании - создать самый первый документ Инициализация данных компании [60]. Новые документы необходимо создавать из журнала документов Инициализации, открыть который можно в меню "Бухгалтерия / Ввод начальных остатков". В журнале необходимо нажать кнопку "Создать..." и в открывшемся документе ввести официальные реквизиты предприятия - реквизиты, которые будут отображаться в первичных документах регистрации операций и регламентированных отчетах:

• Краткое и полное названия предприятия.
• Юридический адрес предприятия.
• ЕГРПОУ, ИНН, номер Свидетельства плательщика НДС.
• Данные Директора и Главного бухгалтера.

После заполнения документа его необходимо провести - нажать кнопку "Провести". Подробнее о работе с документом можно прочитать в статье справки Инициализация данных компании [60].

4. Ввести данные о расчетных счетах предприятия в справочнике 'Расчетные счета предприятия' - справочник находится в меню "Банк и касса / Справочники". В справочник необходимо внести данные обо всех расчетных счетах, указав:

• Название (используется для идентификации счета во внутренних документах системы).
• Валюту счета.
• МФО банка.
• Название банка.
• Номер расчетного счета.
• Для счетов, которые используются для расчетов с иностранными контрагентами необходимо также указать название банка на английском языке, SWIFT банка и реквизиты банка-корреспондента и транзитного счета в этом банке.

После заполнения формы запись необходимо сохранить - нажать кнопку "Добавить". Подробнее о принципах работы со справочниками можно прочитать в статьях справки Работа со справочниками и Где задать реквизиты банка и счет для отображения их в документах продажи товаров?.

5. Заполнить справочник 'Номенклатура' данными о ТМЦ, ОС, приобретаемых и реализуемых услугах и работах - справочник находится в меню "Торговля / Справочники". В справочнике необходимо выбрать нужную папку (ветку в древовидной структуре слева), и нажать кнопку "Добавить..." в табличной части справа для создания новой записи справочника, в которой внести данные:

• Тип ТМЦ (от этого зависит, на каком балансовом счете будет учитываться данная ТМЦ).
• Артикул (уникальный идентификатор ТМЦ).
• Название.
• При необходимости заполнить прочие поля формы.

После заполнения формы запись необходимо сохранить - нажать кнопку "Добавить". Подробнее о работе со справочником 'Номенклатура' можно прочитать в статье справки Работа со справочниками.

6. Заполнить справочник 'Контрагенты' данными о юридических и физических лицах, с которыми осуществляет взаимодействие компания - справочник находится в меню "Бухгалтерия / Справочники". В справочнике необходимо нажать кнопку "Добавить..." для создания новой записи справочника, в которой внести данные:

• Код (уникальный идентификатор Контрагента).
• Название.
• При необходимости заполнить прочие поля формы.

После заполнения формы запись необходимо сохранить - нажать кнопку "Добавить". Подробнее о работе со справочником 'Контрагенты' можно прочитать в статье справки Работа со справочниками.

7. Далее необходимо завести Лицевые карточки [460] работающих в компании сотрудников. Новые документы необходимо создавать из журнала Лицевых карточек, который расположен в меню "Кадры и ЗП / Кадры". В журнале необходимо нажать кнопку "Создать..." и в открывшемся документе заполнить все необходимые данные о сотруднике, в том числе:

• ФИО сотрудника.
• ИНН.
• При необходимости заполнить прочие поля документа.

После заполнения документа его необходимо провести - нажать кнопку "Провести". В систему необходимо ввести Лицевые карточки всех сотрудников предприятия. Подробнее о работе с документом можно прочитать в статье справки Лицевая карточка сотрудника [460].

8. После того, как в системе заведены Лицевые карточки всех сотрудников предприятия, необходимо оформить Приказы о приеме на работу [461] с актуальными на текущий момент данными (должность, заработная плата, график работы, прочее). Новые документы Приказов необходимо создавать на основании Лицевых карточек из журнала Лицевых карточек (Кадры и ЗП / Кадры). В журнале необходимо выделить Лицевую карточку сотрудника, нажать кнопку "Создать дочерний документ..." и в модальной форме выбрать документ "Приказ о приеме на работу". В новом открывшемся документе Приказа необходимо ввести актуальные данные о работе сотрудника:

• Дата вступления в силу приказа (дата приема на работу) - в табличной части "Назначение".
• Подразделение - в табличной части "Назначение".
• Должность - в табличной части "Назначение".
• Категория - в табличной части "Назначение".
• Характер приема - в табличной части "Назначение".
• Фактический график работы - в табличной части "Назначение".
• Вид оплаты - в блоке "Данные по оплате".
• Категория затрат - в блоке "Данные по оплате".
• Сумма оклада - в блоке "Данные по оплате".
• График оклада (график, который оплачивается указанным окладом согласно штатному расписанию может отличаться от фактического графика приема - подробнее в статье справки Оформление сотрудника на неполный рабочий день) - в блоке "Данные по оплате".
• Банк (если выплата ЗП выполняется на карточный счет сотрудника) - в блоке "Данные по оплате".
• Перечислять на р/с (если выплата ЗП выполняется на карточный счет сотрудника) - в блоке "Данные по оплате".

После заполнения документа его необходимо провести - нажать кнопку "Провести". В систему необходимо ввести приказы о приеме для всех сотрудников предприятия. Подробнее о работе с документом можно прочитать в статье справки Приказ о приеме на работу [461].

9. Далее необходимо в уже существующий документ Инициализация данных компании [60] необходимо ввести информацию об Инвентаризационной комиссии (из числа работающих сотрудников). Существующий документ необходимо открыть из журнала документов Инициализации, который расположен в меню "Бухгалтерия / Ввод начальных остатков". В журнале необходимо выделить документ и нажать кнопку Открыть..." для редактирования, и в открывшемся документе ввести заполнить поля данных Инвентаризационной комиссии, выбирая сотрудников из списка (справочник 'Сотрудники'). После заполнения данных документ необходимо провести - нажать кнопку "Провести".

10. Следующим шагом является ввод данных об Основных Средствах и Нематериальных Активах, используемых на данный момент в компании, в Инвентарные карточки [461]. Инвентарные карточки создаются из журнала, который расположен в меню "Активы / Активы". В журнале необходимо нажать кнопку "Создать..." и в открывшемся документе заполнить все необходимые данные об активе, в том числе:

• Материальная ценность - выбор ТМЦ из справочника 'Номенклатура'.
• Инвентарный номер - номер учета актива; инвентарный номер должен быть присвоен каждому необоротному активу компании.
• Наименование - название актива, которое будет использоваться в документах и отчетах приложения.
• Вид - вид актива (ОС, НА, МНМА); в зависимости от выбора вида применяются различные значения в полях документа: "Счет амортизации", "Аналитика", "Метод амортизации".
• Счет амортизации - балансовый счет учета, на котором учитывается амортизация текущего актива.
• Аналитика - объект аналитического учета на счете амортизации.
• Метод - метод амортизации, применяемый для текущего актива.
• Налоговая группа - группа учета основных фондов согласно НК.
• Счет затрат - балансовый счет списания затрат использования актива.
• Норма, % - норма амортизации в процентах за год к балансовой стоимости (при использовании линейного метода).
• СПИ, месяцев - срок полезного использования.
• Срок, лет - срок службы актива.

После заполнения документа его необходимо провести - нажать кнопку "Провести". В систему необходимо ввести Инвентарные карточки для всех необоротных активов предприятия. Подробнее о работе с документом можно прочитать в статье справки Инвентарная карточка [370].

11. Для каждого ОС и НА на основании Инвентарных карточек необходимо оформить Акт ввода ОС [373]. Новые документы Актов ввода в эксплуатацию необходимо создавать на основании Инвентарных карточек из журнала Инвентарных карточек (Активы / Активы). В журнале необходимо выделить Инвентарную карточку актива, нажать кнопку "Создать дочерний документ..." и в модальном окне выбрать документ "Акт ввода ОС". В новом открывшемся документе Акта необходимо ввести актуальные данные об активе:

• Операция - выбрать "Инициализация баланса".
• Дата ввода - ввести дату, когда актив был введен в эксплуатацию согласно учету, который велся до настоящего момента (например, в другой учетной системе) - это необходимо для корректного продолжения учета амортизации актива.
• Входящий износ - может быть значение износа актива на текущую дату (в таком случае при вводе остатков на счета учета амортизации сумму остатка необходимо уменьшить на указанную в документе ввода - если значение не вводится в текущем документе, то остатки для счета учета амортизации уменьшать не надо).
• Счет ввода - установить балансовый счет учета, на который зачисляется актив.
• Счет списания - балансовый счет учета, с которого выполняется списание при вводе актива в эксплуатацию.
• МОЛ - материально-ответственное лицо, на которое зачисляется актив.

После заполнения документа его необходимо провести - нажать кнопку "Провести". В систему необходимо ввести Акты ввода для всех необоротных активов, используемых на предприятии. Подробнее о работе с документом можно прочитать в статье справки Акт ввода ОС [373].

12. Зарегистрировать в системе Договоры с контрагентами, актуальные на момент инициализации. Договор с поставщиком [89] создается в журнале договоров покупок, доступном в меню "Торговля / Приобретение товаров и услуг", а Договор с покупателем [142] - в журнале договоров продаж - "Торговля / Продажа товаров и услуг". В журнале необходимо, нажать кнопку "Создать..." и в новом открывшемся документе Договора ввести данные:

• Контрагент - выбрать контрагента из справочника 'Контрагенты'.
• Действует с... по... - ввести период действия договора.
• При необходимости заполнить другие поля договора и таблицу "Спецификация" (выбор ТМЦ и услуг из справочника 'Номенклатура').

После заполнения документа его необходимо провести - нажать кнопку "Провести". Подробнее о работе с договорами можно прочитать в статьях справки Договор с поставщиком [89] и Договор с покупателем [142].

13. Ввести начальные остатки на счета без аналитического учета - документом Ввод остатков для счетов без аналитики [0], который необходимо создать из журнала "Ввод остатков для счетов без аналитики", расположенного в меню "Бухгалтерия / Ввод начальных остатков". Счета без аналитического учета выбираются в табличной части документа и вводятся такие данные:

• Тип сальдо.
• Валюта учета.
• Сумма остатка.

После заполнения документа его необходимо провести - нажать кнопку "Провести". Подробнее о работе с документом можно прочитать в статье справки Ввод остатков для счетов без аналитики [0].

14. Ввести начальные остатки на счета с аналитическим учетом (но без количественного учета) - документами Ввод остатков для счета с аналитикой [1]. Для каждого счета с аналитическим учетом необходимо создавать отдельный документ в журнале "Ввод остатков для счета с аналитикой", расположенном в меню "Бухгалтерия / Ввод начальных остатков". Счет с аналитическим учетом выбирается в заголовке документа, а табличной части вводятся данные:

• Аналитика.
• Сумма.
• Валюта.
• Сумма в валюте - если учет ведется в отличной от базовой валюты.
• Договор - если ведется учет по договору с контрагентом, указанным в ячейке "Аналитика".

После заполнения документа его необходимо провести - нажать кнопку "Провести". Подробнее о работе с документом можно прочитать в статье справки Ввод остатков для счета с аналитикой [1].

15. Ввести начальные остатки на счета с количественным учетом - документом Ввод остатка по счету с количественным учетом [2]. Для каждого счета с количественным учетом необходимо создавать отдельный документ в журнале "Ввод остатка по счету с количественным учетом", расположенном в меню "Бухгалтерия / Ввод начальных остатков". Счет с количественным учетом выбирается в заголовке документа, а табличной части вводятся данные:

• ТМЦ - выбор из справочника 'Номенклатура'.
• Внебалансовый счет - выбор внебалансового счета учета (хранения) ТМЦ.
• Количество хранимых ТМЦ.
• Сумма - стоимость хранимых ТМЦ.

После заполнения документа его необходимо провести - нажать кнопку "Провести". Подробнее о работе с документом можно прочитать в статье справки Ввод остатка по счету с количественным учетом [2].

Данные контрагентов, ТМЦ, Основных средств и остатков на счетах можно также импортировать с помощью Excel-файла, заполненного по определенному шаблону - такая операция выполняется документом Ручной импорт данных из CSV [62], в котором можно скачать файл-шаблон для заполнения. Заполненный файл необходимо импортировать в тот же документ. Подробнее об импорте данных из внешних систем описано в статье Миграция из других учетных систем с использованием файлов CSV.

Таким образом, после выполнения всех перечисленных шагов, будет завершена инициализация данных предприятия и остатков на счетах, и в система будет готова к регистрации и учету хозяйственной деятельности предприятия.

Статья добавлена/обновлена 09.12.2016