Особенности и возможные пути переноса данных
При возникновении необходимости выполнить миграцию данных из программного обеспечения Облик ERP в облачную систему бухгалтерского и управленческого учета Облик SaaS с различными конфигурациями необходимо учитывать следующие особенности и сопутствующие факторы:
- Версии и релизы конфигураций учетных систем Облик ERP и Облик SaaS - в ряде случаев невозможно выполнить перенос всей системы (копирование) в виду отличия ядер различных программы Облик ERP и облачной системы Облик SaaS. Также в некоторых случаях нецелесообразно выполнять копирование данных прошлых отчетных периодов или выполнять экспорт всей конфигурации используемого программногог обеспечения в систему онлайн бухгалтерии Облик SaaS по причине значительных отличий логики работы документов и отчетов, что влечет за собой значительные расходы на внедрение и сопровождение облачной системы учета Облик SaaS.
- Объем переносимых данных - в случае превышения размера файлов экспорта более 32 Мб импорт становится недоступен в силу технологических ограничений ядра системы онлайн бухгалтерии Облик SaaS. В таком случае необходимо рассматривать подходы по дроблению экспортных данных по периодам, либо возможность использования системы обмена данными MQ-Server.
- Состав видов справочников и документов - для обеспечения корректной работы в учетной бухгалтерской системе Облик SaaS необходимо детально оценить необходимость переноса значений справочников и документов во избежание потерь учетных данных и системной информации, нарушения бизнес-логики работы системы, возникновения коллизий учета.
- Состав процедуры переноса данных - во избежание проблем при миграции данных необходимо тщательно спланировать процедуру переноса, руководствуясь здравым смыслом и результатами анализа конфигураций обеих систем и принятия решения о том, какие именно данные необходимо переносить для обеспечения корректного бухгалтерского учета в Облик SaaS.
- Выбор методики миграции: выгрузка данных программы Облик ERP в промежуточный файл и последующая загрузка в онлайн систему Облик SaaS, либо использование системы обмена данными MQ-Server.
- Наличие стандартных средств экспорта и импорта, позволяющих провести обмен между разными конфигурациями.
Необходимо учитывать, что любая процедура, которую невозможно выполнить стандартными средствами, будь-то экспорт данных или загрузка их в какую-либо конфигурацию систему бухучета Облик SaaS, обмен или перенос данных из или в учетную систему, отличную от Облик, будет заведомо являться одной из самых трудоемких задач: здесь необходимо учесть специфические особенности каждой из конфигураций или систем, вплоть до каждого поля объекта каждого вида.
При переходе из программы Облик ERP в онлайн систему Облик SaaS необходимо максимально автоматизировать процесс миграции данных путем экспорта из старой учетной системы и импорта в новую с использованием стандартных средств, предусмотренных разработчиками. Использование автоматизированных процедур миграции позволяет ускорить начало работы в новой системе, минимизировать количество ошибок и дает возможность последующей дополнительной загрузки в онлайн систему Облик SaaS данных, которые не были загружены изначально.
Возможны четыре основных сценария перехода из системы программы Облик ERP в облачную систему Облик SaaS, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки. В каждом сценарии приведен последовательный порядок операций, которого необходимо придерживаться. В сценариях могут быть исключены какие-то операции в некоторых случаях, но общий порядок действия должен быть сохранен.
Сценарии расположены в порядке увеличения трудоемкости миграции:
1. Внедрение системы бухгалтерского учета Облик SaaS совпадает с началом нового годового отчетного периода, отчеты прошедшего периода уже сформированы в старой системе. Конфигурация облачного сервиса Облик SaaS идентична ранее используемой конфигурации программы Облик ERP.
Учет в онлайн системе Облик SaaS может быть начат в Базовой конфигурации без переноса данных прошлых периодов. Для реализации такого сценария Администратору необходимо выполнить следующие операции:
1.1. Создать новую компанию в онлайн системе Облик SaaS (см. раздел Регистрация Компании).
1.2. Выполнить инициацию компании путем создания и проведения документа Инициализация данных компании [60], входящего в Базовую конфигурацию.
1.3. Не обязательно: очистить справочники 'Расчетные счета предприятия', 'Кассовые книги', 'Номенклатура', применив режим "Очистка ТМЦ-РС-КК" документа Ручной импорт данных [61].
1.4. Не обязательно: импортировать справочники, если есть отличия (см. раздел Перенос справочников).
1.5. Импортировать справочники 'Объекты аналитики' (и 'Наборы аналитик'), 'Контрагенты', перечень товаров справочника 'Номенклатура' (см. раздел Перенос справочников 'Объекты аналитики', 'Контрагенты' и 'Номенклатура').
1.6. Ввести (импортировать) Лицевые карточки сотрудников (см. раздел Перенос документов кадрового учета).
1.7. Ввести (импортировать) Инвентарные карточки (см. раздел Перенос документов учета активов).
1.8. Ввести остатки по счетам вручную (с использованием документов Ввод остатков для счетов без аналитики [0], Ввод остатка для счета с аналитикой [1], Ввод остатка по счету с количественным учетом [2]), либо выполнить импорт из программы Облик ERP согласно процедуре, описанной в разделе Перенос остатков по счетам.
Преимуществом такого сценария является высокая скорость внедрения и быстрое начало работы с онлайн системой Облик SaaS, экономия средств на внедрение, возможность использовать систему автоматического обновления при работе с Базовой конфигурацией без изменений. Поддержка такой конфигурации производится поставщиком облачного сервиса.
2. Конфигурация в программе Облик ERP уникальна и необходим полный перенос конфигурации и данных прошлых периодов.
Такой тип миграции возможен только при отсутствии значимых отличий ядра используемой программы Облик ERP и ядра онлайн системы Облик SaaS. Для продолжения бухгалтерского и управленческого учета в онлайн системе Облик SaaS необходимо выполнить перенос данных справочников, бухгалтерского плана счетов, объектов аналитики, начальных остатков, видов используемых документов, данных документов и бухгалтерских проводок из программы Облик ERP. Процесс миграции осложняет перенос видов документов и самих документы, а также становится невозможным то использование встроенной системы обновлений конфигурации. Для реализации такого сценария Администратору необходимо выполнить следующие операции:
2.1. Создать новую компанию в онлайн системе Облик SaaS (см. раздел Регистрация Компании).
2.2. Импортировать константы и списки констант (см. раздел Перенос констант и списков констант).
2.3. Выполнить инициацию компании путем создания и проведения документа Инициализация данных компании [60], входящего в Базовую конфигурацию.
2.4. Не обязательно: очистить справочники 'Расчетные счета предприятия', 'Кассовые книги', 'Номенклатура', применив режим "Очистка ТМЦ-РС-КК" документа Ручной импорт данных [61].
2.5. Импортировать справочники (см. раздел Перенос справочников).
2.6. Импортировать Балансовый план счетов (см. раздел Перенос справочника 'Балансовый план счетов').
2.7. Импортировать справочники 'Объекты аналитики' (и 'Наборы аналитик'), 'Контрагенты', 'Номенклатура' (см. раздел Перенос справочников 'Объекты аналитики', 'Контрагенты' и 'Номенклатура').
2.8. Импортировать виды документов (см. раздел Перенос уникальных видов документов).
2.9. Импортировать заголовки, данные и проводки документов (см. раздел Перенос данных документов).
2.10. Сохранить и провести документы кадрового учета (460, 461, 462, 463) и учета активов (370, 373).
2.11. Ввести остатки по счетам вручную (с использованием документов Ввод остатков для счетов без аналитики [0], Ввод остатка для счета с аналитикой [1], Ввод остатка по счету с количественным учетом [2]), либо выполнить импорт из программы Облик ERP согласно процедуре, описанной в разделе Перенос остатков по счетам.
При такой миграции в онлайн системе бухгалтерского учета Облик SaaS создается копия конфигурации программы Облик ERP со всей учетной информацией. При такой реализации нет необходимости поддерживать работу ранее используемой учетной системы, так как учетные данные полностью перенесены и для их анализа можно использовать Оборотно-сальдовую ведомость или другие отчеты, входящие в Базовую конфигурацию, при этом появляется возможность открыть инициировавшие проводки документы.
Но надо учитывать, что при таком переносе необходима доработка кастомизированных видов документов при миграции из программы Облик ERP в онлайн систему Облик SaaS, и на это необходимо время и работа разработчика OpenEdge ABL (продолжительность работ зависит от значимости отличий "кастомизированной" конфигурации от Базовой). Также такая реализация исключает поддержку и регулярные обновления конфигурации поставщиком облачного сервиса в рамках условий тарифного плана. Поддержка такой "кастомизированной" конфигурации обеспечивается собственными силами компании (Администратором компании).
3. Внедрение новой учетной системы не совпадает с началом нового отчетного периода, переносятся остатки на конец закрытого отчетного периода и данные с начала текущего отчетного периода. Конфигурация онлайн системы Облик SaaS идентична ранее используемой конфигурации программы Облик ERP.
Необходим перенос данных справочников, объектов аналитики, начальных остатков на конец закрытого отчетного периода, данных документов и бухгалтерских проводок за текущий отчетный период из программы Облик ERP. При этом сама конфигурация (виды документов) не переносится, а используются дистрибутивные документы онлайн системы бухгалтерского и управленческого учета Облик SaaS. Для реализации такого сценария Администратору необходимо выполнить следующие операции:
3.1. Создать новую компанию в онлайн системе Облик SaaS (см. раздел Регистрация Компании).
3.2. Выполнить инициацию компании путем создания и проведения документа Инициализация данных компании [60], входящего в Базовую конфигурацию.
3.3. Не обязательно: очистить справочники 'Расчетные счета предприятия', 'Кассовые книги', 'Номенклатура', применив режим "Очистка ТМЦ-РС-КК" документа Ручной импорт данных [61].
3.4. Импортировать справочники (см. раздел Перенос справочников).
3.5. Импортировать справочники 'Объекты аналитики' (и 'Наборы аналитик'), 'Контрагенты', 'Номенклатура' (см. раздел Перенос справочников 'Объекты аналитики', 'Контрагенты' и 'Номенклатура').
3.6. Ввести остатки по счетам вручную на дату завершения прошедшего отчетного периода (с использованием документов Ввод остатков для счетов без аналитики [0], Ввод остатка для счета с аналитикой [1], Ввод остатка по счету с количественным учетом [2]), либо выполнить импорт из программы Облик ERP согласно процедуре, описанной в разделе Перенос остатков по счетам.
3.7. Не обязательно: подготовить таблицы преобразования, если есть незначительные отличия в видах документов программы Облик ERP и онлайн системы Облик SaaS (см. раздел Подготовка таблиц преобразования).
3.8. Выполнить импорт заголовков, данных и проводок документов текущего отчетного периода (см. раздел Перенос данных документов).
3.9. Снять с хранения, после чего сохранить и провести документы кадрового учета (460, 461, 462, 463) и учета активов (370, 373).
В данном случае не переносятся заголовки, данные и проводки документов завершенных отчетных периодов, что лишает пользователя возможности просмотреть часть информации из прошлых периодов, а именно открыть сами документы прошлых периодов.
Но при такой миграции нет необходимости поддерживать старую учетную систему в рабочем состоянии, так как данные текущего учета перенесены, и для их анализа можно использовать Оборотно-сальдовую ведомость или другие отчеты, входящие в Базовую конфигурацию. А также поддержка такой конфигурации производится поставщиком облачного сервиса и сохраняется возможность использовать систему автоматического обновления в рамках условий тарифного плана, что значительно снижает стоимость сервисного обслуживания системы.
4. Внедрение новой системы бухучета не совпадает с началом нового отчетного периода, необходим перенос всей информации как прошлых периодов, так и текущего, с возможностью редактирования документов текущего периода. Конфигурация онлайн системы Облик SaaS отличается от ранее используемой конфигурации программы Облик ERP.
Необходим перенос данных справочников, объектов аналитики, начальных остатков на конец закрытого отчетного периода, данных документов и бухгалтерских проводок за все время ведения учета из пррграммы Облик ERP. При этом сама конфигурация (виды документов) не переносится, а для документов текущего периода возможен перенос с использованием таблиц преобразования. Для реализации такого сценария Администратору необходимо выполнить следующие операции:
4.1. Создать новую компанию в онлайн системе Облик SaaS (см. раздел Регистрация Компании).
4.2. Импортировать константы и списки констант (см. раздел Перенос констант и списков констант).
4.3. Выполнить инициацию компании путем создания и проведения документа Инициализация данных компании [60], входящего в Базовую конфигурацию.
4.4. Не обязательно: очистить справочники 'Расчетные счета предприятия', 'Кассовые книги', 'Номенклатура', применив режим "Очистка ТМЦ-РС-КК" документа Ручной импорт данных [61].
4.5. Импортировать справочники (см. раздел Перенос справочников).
4.6. Импортировать справочники 'Объекты аналитики' (и 'Наборы аналитик'), 'Контрагенты', 'Номенклатура' (см. раздел Перенос справочников 'Объекты аналитики', 'Контрагенты' и 'Номенклатура').
4.7. Ввести остатки по счетам вручную на дату завершения прошедшего отчетного периода (с использованием документов Ввод остатков для счетов без аналитики [0], Ввод остатка для счета с аналитикой [1], Ввод остатка по счету с количественным учетом [2]), либо выполнить импорт из программы Облик ERP согласно процедуре, описанной в разделе Перенос остатков по счетам.
4.8. Подготовить таблицы преобразования, если есть незначительные отличия в видах документов программы Облик ERP и онлайн системы Облик SaaS (см. раздел Подготовка таблиц преобразования).
4.9. Выполнить импорт заголовков, данных и проводок документов текущего отчетного периода (см. раздел Перенос данных документов) с использованием предварительно подготовленных таблиц преобразования, которые разрабатываются индивидуально под каждый вид документа (см. раздел Подготовка таблиц преобразования).
4.10. Снять с хранения документы текущего отчетного периода.
4.11. Сохранить и провести документы кадрового учета (460, 461, 462, 463) и учета активов (370, 373).
При такой реализации миграции в онлайн систему Облик SaaS нет необходимости поддерживать ранее используемую учетную систему в рабочем состоянии, так как учетные данные перенесены, и для их анализа можно использовать Оборотно-сальдовую ведомость или другие отчеты, входящие в базовую конфигурацию. При этом сохраняется возможность открыть на просмотр инициировавшие проводки документы. Также сохраняются данные документов, которые не инициируют бухгалтерские проводки.
Необходимость тщательного анализа конфигурации и последующее создание таблиц преобразования значительно усложняет процесс миграции, как по объему работ, так и по времени. Но в будущем позволяет использовать систему автоматического обновления в рамках условий тарифного плана, что значительно снижает стоимость сервисного обслуживания системы, и поддержка такой конфигурации производится поставщиком сервиса.
Для обеспечения автоматизации миграции из программы Облик ERP и в онлайн систему Облик SaaS реализованы описанные ниже инструменты (документы).
