Операции с денежными средствами, выданными под отчет

Денежные средства выдаются сотруднику под отчет на командировку либо на закупку товаров или оплату услуг либо в виде наличных денежных средств, либо путем перевода на карточный счет.

Выдача наличных денежных средств выполняется документом Расходный кассовый ордер [311] в котором указывается счет 372* с аналитикой Сотрудник - подотчетное лицо. Выдача безналичных денежных средств выполняется документом Ведомость начислений-удержаний [527] в котором указывается статья "Выдача ДС под отчет", а сотрудник выбирается в табличной части "Список сотрудников". При проведении документов выполняется проводка на дебет счета 372* с аналитикой сотрудника и образуется дебиторская задолженность сотрудника-подотчетчика перед предприятием.

Возврат не израсходованных денежных средств в кассу от подотчетного лица оформляется документом Авансовый отчет [319], в котором указывается подотчетное лицо - при проведении документа выполняются проводки на кредит 372* с аналитикой сотрудника суммарно на сумму авансового отчета, которые уменьшают дебиторскую задолженность сотрудника.

В Авансовом отчете [319] необходимо указать суммы расходов на покупку ТМЦ и оплату услуг и работ сотрудником - в таблицах "Произведены оплаты за материальные ценности, услуги" и "Оплачено и отнесено на затраты", - эти суммы и являются основанием отчета о расходе наличных денежных средств, выданных авансом. А итоговая сумма расходов "списывается" с дебиторской задолженности сотрудника.

При возврате не израсходованных денежных средств сумму возврата от подотчетника необходимо учесть в табличной части "Ручные проводки": Дт 30*/Кассовая книга Кт 372*/Подотчетное лицо. Таким образом при проведении будет списана дебиторская задолженность подотчетника перед предприятием.

Необходимо учесть, что сроки предоставления авансового отчета регламентированы и зависят от цели (на командировку или под отчет),а также формы предоставления денежных средств (наличные или в безналичной форме). Так, в Украине (согласно п.п. 170.9.2 и п.п. 170.9.3 НКУ), для денежных средств, выданных в наличной форме, срок подачи Авансового отчета составляет 5 банковских дней с момента расхода ДС на приобретение ТМЦ и услуг/работ, либо 5 банковских дней по завершении служебной командировки.

Операции с наличными денежными средствами, а следовательно - операции по кассе, строго регламентированы законодательством. Это значит, что существует порядок соответствия корреспондирующих счетов.

Так, согласно стандартам бухгалтерского учета, при учете денежных средств, выданных под отчет, могут выполняться проводки между счетом учета задолженности подотчетчика и счетами денежных средств:

1. Дт 372* Кт 3* - выдача денежных средств подотчетному лицу (счета кассы (30*) - при наличном расчете документом Расходный кассовый ордер [311], счета учета денежных средств на банковских счетах (31*) - при безналичном расчете документом Ведомость начислений-удержаний [527]);
2. Дт 3* Кт 372* - возврат денежных средств в кассу или на расчетный счет от подотчетного лица (Авансовый отчет [319]);

а также учет расчетов подотчетного лица с контрагентами на приобретение товарно-материальных ценностей и услуг и работ:

1. Дт 631* Кт 372* - расчеты с поставщиками осуществлены наличными подотчетным лицом (Авансовый отчет [319]).

В свою очередь, при учете приобретенных ТМЦ и услугах регистрируются операции расчета с поставщиками и подрядчиками за ТМЦ и услуги с оприходованием ТМЦ на склад на счета 15*, 2* - документом Приходная накладная [91], или отнесении расходов за полученные услуги и работы на расходы по типам на счета 9* (административные, общепроизводственные, коммерческие) - документом Акт приемки выполненных работ [70].

Перевод ТМЦ в Основные средства (ОС) и Малоценные необоротные материальные активы (МНМА) выполняется документом Акт ввода ОС [373] на основании Инвентарной карточки [370].