Формирование отчетов

Облачная система бухгалтерского учета Облик SaaS обеспечивает возможность своевременной и в реальном времени сбора отчетной и статистической информации об операционной деятельности компании. Каждый раздел системы бухучета содержит набор отчетов, которые позволяют получить данные на любой момент деятельности компании.

Отчеты в онлайн системе Облик SaaS реализованы либо в виде отчетных форм, либо в виде документов-отчетов, в зависимости от их назначения.

Документы-отчеты могут храниться в системе в виде документов, и доступ к ним осуществляется через форму Журнала документов - таким образом, отчеты с разными параметрами вывода анализируемых данных (Период, ЦФО, Счета или Статьи) могут быть сохранены в виде нескольких документов и быть использованы для анализа и сравнения.

Для прочих отчетов в учетной системе предусмотрена форма построения и экспорта их в Excel-файл - при этом Пользователю необходимо установить параметры отчета и нажать кнопку "Сформировать" в панели инструментов отчета - будет запущен стандартный механизм браузера сохранения файлов на локальном диске.

Некоторые отчеты могут сохраняться на облачном сервере системы бухучета "по требованию" Пользователя - для таких отчетов предусмотрена опция "Сформировать и сохранить в журнале", являющаяся дополнительным выбором split-кнопки "Сформировать".

Для скачивания отчета Пользователю необходимо открыть Журнал отчетов (ссылка на открытие Журнала отчетов располагается в разделе "Бухгалтерия").

В таблице журнала перечислены все отчеты, созданные и хранящиеся на облачном сервере системы бухучета, или создаваемые в текущий момент, с указанием даты создания, имени Пользователя, инициировавшего создание, вида отчета и его краткого содержания, текущего статуса и времени формирования отчета.

Отчеты со статусом "Готов" хранятся на сервере системы, и Пользователь может скачать их, выделив отчет в таблице и нажав кнопку "Скачать" в панели инструментов.

В некоторых случаях, когда необходим анализ большого количества системных регистров, прямо или косвенно влияющих на результаты отчета, для построения отчета требуется продолжительное время. Такая ситуация может возникнуть, когда для построения отчета выбран большой период, либо отчет строится по результатам проведения большого количества документов, либо отчет строится с использованием большого количества формул с данными разных регистров системы - в любом случае системе необходимо время для формирования отчетной формы и ее экспорта в Excel-файл.

В таких случаях по истечении 30 секунд построения отчета Пользователю выдается уведомление о том, что отчет формируется, и Пользователь сможет скачать его из Журнала отчетов по окончании его формирования.

Тем временем Пользователь может продолжить работу в системе бухгалтерского учета. Когда отчет будет готов и доступен в Журнале отчетов, Пользователь будет проинформирован сообщением в Бизнес-чате.

Формирование отчетов по расписанию

В системе возможно автоматическое формирование отчетов в заданные дни недели, месяца, года - формирование отчетов по расписанию. Отчет по расписанию формируется в назначенное Пользователем время и сохраняется в журнале отчетов, а копия отчета может быть отправлена на заданный Пользователем электронный адрес.

Для формирования отчета по расписанию Пользователю, необходимо, открыв нужный отчет и в выпадающем списке кнопки "Сформировать" выбрать пункт "Задать расписание" - на рабочем столе откроется форма настроек расписания.

В форме настроек расписания Пользователю необходимо установить время и выбрать периодичность запуска отчетов, выбрав одну из опций:

• Остановлено - отключение формирования отчетов по расписанию.
• По дням - формирование отчетов в определенные дни недели; при выборе опции на форме отображаются флажки для выбора дней недели, в которые необходимо формировать отчет.
• По месяцам - формирование отчетов ежемесячно в определенные даты месяца; при выборе опции необходимо ввести число месяца, в которое ежемесячно будет формироваться отчет.

При необходимости Пользователь может получить сформированный отчет себе на электронную почту - для этого в поле "Email пользователей, которым рассылаются отчеты" необходимо ввести адрес электронной почты, на который необходимо отправить отчет, сформированный по расписанию. При необходимости отправки отчета нескольким пользователям (на несколько электронных адресов) адреса необходимо вводить через знак препинания "точка с запятой" (;).

Ниже настройки расписания на форме отображаются поля, которые используются в отчете (поля обязательные для заполнения отмечены знаком "астериск" - в случае их не заполнения при сохранении расписания Пользователю будет выведено сообщение о необходимости их заполнения).

Так как отчеты формируются автоматически и для их формирования необходимо задавать разные периоды, то для полей типа "Дата" необходимо использовать формулы. Информацию о формулах можно получить, нажав на кнопку со знаком вопроса рядом с таким полем, а такзже в разделе Формулы полей "Дата" расписания отчета.

После заполнения полей формы "Настройка расписания…" Пользователю необходимо нажать кнопку "Сохранить". Заданное распивание будет отображаться пользователю в "Журнале расписаний", доступного в меню Пользователя.

Журнал расписаний - это перечень отчетов, доступных Пользователю для формирования, с отображением статусов расписаний автоматического формирования для каждого из них.

В журнале можно установить фильтр отображение отчетов по статусам заданий на формирование.

В журнале доступно открытие формы задания или редактирования расписания для выделенного в списке отчета нажатием кнопки "Настроить" панели инструментов журнала. Также форму настройки расписания можно открыть двойным нажатием на строке журнала.

Остановить выполнение автоматического формирования отчета возможно нажатием кнопки "Остановить" при выделенном в журнале отчете.